Единая информационная система управления бюджетным учетом муниципального района

В рамках реализации реформы местного самоуправления каждому муниципальному образованию предоставлена возможность выбора из двух способов исполнения бюджетов поселений: с передачей полномочий по организации исполнения бюджета поселения на уровень района или путем самостоятельного исполнения этих функций.

Проанализировав преимущества и недостатки каждого из подходов, Департамент финансов Иркутской области отдал предпочтения первой схеме работы, т. к. сегодня реализовать собственными силами осуществление функций планирования и исполнения бюджетов, ведения бюджетного учета в большинстве поселений практически невозможно в виду отсутствия квалифицированных специалистов и достаточных средств на создание материально-технической базы.

В качестве основного направления деятельности по организации бюджетного учета в 355 поселениях Иркутской области было выбрано создание централизованных бухгалтерий (ЦБ) поселений на районном уровне на базе финансовых органов муниципальных районов. Достоинствами такого решения можно признать следующие положительные моменты:

  • ведение централизованного бюджетного учета поселений в финансовом органе района существенно снижает затраты на его организацию;
  • привлечение квалифицированных кадров из районного центра создаёт предпосылки наиболее быстрого и результативного обучения;
  • усиление контроля за ведением бюджетного учета поселений;
  • обслуживание программных и технических средств проводится профильными специалистами администрации района;
  • однотипность ведения бюджетного учета обеспечивает его унифицированное методическое обслуживание.

Основной сложностью при передаче полномочий по организации и исполнению бюджетов от поселений району является сама организация этого процесса. На переходном этапе реализации реформы местного самоуправления нельзя не учитывать ряд факторов, препятствующих данному процессу:

  • главы поселений не всегда адекватно оценивают сложность ведения бюджетного учета и ответственность за предоставление достоверной информации;
  • передача полномочий по организации и исполнению бюджета и ведению бюджетного учета пока не урегулирована законодательно. Отсутствие нормативно-правовой базы усложняет процесс передачи полномочий;

Создание централизованного учета бюджетов поселений

Создавать централизованный учет поселений сложно на первом этапе – этапе проведения организационно-разъяснительной работы с главами поселений и организации взаимодействия сотрудников ЦБ с администрациями. Дальнейшая работа по ведению централизованного учета практически ничем не отличается от работы ЦБ с обычными бюджетными учреждениями.

Руководством администрации Зиминского района было принято решение о создании единой ЦБ всего района на базе финансового управления. Использование опыта его квалифицированных специалистов и их заинтересованность в своевременном получении достоверной бухгалтерской отчетности позволили организовать централизованный бюджетный учет на высоком профессиональном уровне и в короткие сроки.

В состав единой ЦБ вошли бухгалтерии администрации района, финансового управления, централизованные бухгалтерии управления образования, управления культуры и здравоохранения, а также централизованные бухгалтерии 12 сельских поселений (рис.1).


Рисунок 1. Состав ЦБ Зиминского района

В результате всех мероприятий фактическая численность бухгалтеров единой Централизованной бухгалтерии района составила 25 человек, которые обслуживают 1400 сотрудников бюджетной сети и обеспечивают полноценный учет 73 самостоятельных учреждений и 69 структурных подразделений (табл.1).

Учет ЦБ
(факт)
Частичная централизация
(штат)
Сокращение Раздельный учет
(штат)
Сокращение
Кол-во человек Содержание (млн. в год) Кол-во человек Содержание (млн. в год) Кол-во человек Содержание (млн. в год) Кол-во человек Содержание (млн. в год) Кол-во человек Содержание (млн. в год)
12 поселений 8 1,25 8 1,25 0 0 24 3,74 16 2,50
50 бюджетных учреждений района 17 2,65 42 6,55 25 3,90 65 10,14 48 7,49
Всего 25 3,90 50 7,80 25 3,90 89 13,88 64 9,98


Таблица 1. Показатели экономической эффективности от организации ЦБ

По сравнению с ведомственной централизацией бюджетного учета экономический эффект от организации ЦБ выражается в уменьшении общего бюджетного финансирования на 4 млн руб. в год. И это только расходы на заработную плату и затраты на содержание - 13 000 рублей на одного специалиста в месяц. Кроме того, уменьшились затраты на обеспечение рабочего места: помещение, персональный компьютер, бухгалтерская программа, инвентарь и т. д.

Основные затраты на организацию централизованного учета были связаны с приобретением необходимого оборудования, приобретением и внедрением информационной системы, обучением персонала. Частично эти расходы были покрыты из средств областного бюджета в форме централизованных закупок, остальную часть муниципальный район изыскивал самостоятельно.

Единая автоматизированная система управления бюджетным процессом

Основой для успешной реализации этого проекта явилось наличие подходящего инструмента ведения учета – информационной системы.

После длительных экспериментов с информационными системами различных разработчиков предпочтение было отдано Единой автоматизированной системе управления бюджетным процессом, разработанной НПО «Криста» и включающей в себя комплекс интегрированных функциональных программных продуктов. Уникальные возможности АС «Смета» при ведении учета ЦБ позволили сформировать полную организационную структуру района, в состав которой вошли более 500 записей в пяти уровнях иерархической подчиненности.

Использование справочников АС «Смета» и АС «Бюджет» – «Тип средств» («Вид деятельности») обеспечивает учет в разрезе типов средств на всех этапах исполнения бюджета от этапа формирования росписи в АС «Бюджет» через исполнение кассовых операций единым документом АС «Бюджет» и АС «Смета» до оприходования или списания объектов учета.

В основе создания справочников обеих информационных систем лежит принцип синхронизации, который позволяет полностью исключить дублирование работы при вводе информации. Кроме этого, в системах используется и механизм синхронизации документов. Создание документа в одной системе имеет полное зеркальное отражение в другой.

Показательным примером оптимизации документооборота при исполнении бюджета является налаженная схема обеспечения получателей бюджетных средств наличными денежными средствами. Процесс обеспечения наличными денежными средствами состоит из двух этапов: перечисления средств финансовым органом со счета бюджета на счет для наличных денежных средств в расчетно - касссовый центр (РКЦ) и получения средств бюджетополучателями со счета РКЦ.

При такой схеме (рисунок 2) предполагается только ручной ввод платежного поручения бюджетополучателем в системе удаленного документооборота на списание с лицевого счета бюджетных средств и дальнейшего визирования сотрудником финансового органа документов на списание с Единого казначейского счета (ЕКС) в отдел финансового контроля (ОФК). Все остальные действия: проведение контроля, формирование всех расходных и приходных операций (документов) в системах АС «Бюджет» и АС «Смета» происходят автоматически. При этом учет средств на счете для наличных денежных средств ведется в разрезе получателей бюджетных средств.


Рисунок 2. Схема получения денежных средств

Краткое описание схемы получения наличных денежных средств по действиям (исполнение: А - автоматическое , Р – ручное , ПА – полуавтоматическое):
1. (Р) Ввод п/п с ЕКС ОФК на основании оправдательных документов.
1.1. (А) Формирование в электронном виде п/п и доверенности на получение наличных средств.
1.2. (ПА) Предоставление платежных и оправдательных документов в финансовый орган (ФО).
2. (ПА) Бюджетный контроль на целевое использование средств.
3. (Р) Визирование руководством ФО платежных документов.
4. (А) Формирование Реестра платежных поручений в бумажном и электронном виде. Отправка Реестра в ОФК.
4.1. (А) Формирование и отправка заявки на получения наличности в РКЦ.
5. (ПА) Формирование прихода на лицевые счета (л/с) РКЦ.
6. (А) Обработка выписки списания с ЕКС ОФК
7. (А) Формирование и отправка в РКЦ чека на получение наличных средств.
7.1. (А) Обработка выписки счета РКЦ и проведение расхода со счета РКЦ.
8. (А) Обработка выписки списания с лицевого счета.
9. (А) Выгрузка проведенных п/п в систему бюджетного учета сметы расходов.
9.1. (А) Разноска оплаты по регистрам бухгалтерского учета.

Все операции по санкционированию и кассовому расходу проводятся также в автоматическом режиме между всеми участниками бюджетного процесса в результате использования полностью совместимых программных систем.

Для ведения полной аналитики бюджетного учета используется более пятидесяти наборов бюджетной классификации из структуры расходов бюджетов с добавленным префиксом типа средств (собственные средства, дотации, субвенции и т.д. ).


Рисунок 3. Общая схема автоматизированного учета

Результаты внедрения системы централизованного учета

Результатом проделанной работы стало существенное сокращение бюджетных расходов на обеспечение бюджетного учета в учреждениях района при одновременном увеличении качества. Подобные единые централизованные бухгалтерии целесообразно создавать в небольших районах, имеющих специфику удаленности, большой разбросанности подведомственных учреждений, низкой обеспеченности кадрами, имеющих бюджет глубоко дотационного характера. Для оценки штатной численности единой ЦБ может быть использован показатель количества учреждений в муниципальном образовании, учет которых планируется вести централизованно и их общая штатная численность.

Подводя итоги внедрения единой ЦБ, можно с уверенностью утверждать, что использование единой бюджетной классификации и единых справочников товаров/услуг, а также использование единой информационной технологии и методологии обеспечат базу для внедрения новых принципов планирования и управления бюджетным процессом, позволят реализовать принципы бюджетирования, ориентированного на результат.

Статья опубликована в журнале "Практика муниципального управления" (июль 2007)